1. Responsable du traitement et contact
Le responsable des traitements liés aux demandes adressées à la société est OLIAF Energy & Trading SARL, au capital de 5 000 000 FCFA, immatriculée au RCCM sous le numéro TG-LFW-01-2024-B12-00916 et identifiée fiscalement sous le NIF 1001960086. Son siège indiqué dans les statuts est à Lomé, quartier Hédzranawoé, immeuble face à la Polyclinique Internationale Saint Joseph, Togo.
Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits : contact@oliaf.com. Vous pouvez également écrire au siège de la société.
2. Informations recueillies
- Demandes de devis : nom, société si renseignée, téléphone et indicatif si renseignés, profil, pôle concerné, pays et description du besoin.
- Suivi de la demande : canal choisi (WhatsApp ou email), dates d'enregistrement et de modification, statut et éventuelles notes internes.
- Comptes d'administration : adresse email, informations d'authentification et identifiant du compte. Le mot de passe n'est pas affiché dans le tableau de suivi des devis.
- Fonctionnement technique : les services assurant la diffusion et le fonctionnement du site peuvent traiter des données de connexion, notamment l'adresse IP et des informations sur le navigateur. Leur périmètre et leurs durées de conservation sont précisés par les prestataires concernés.
Les champs marqués d'un astérisque sont nécessaires pour préparer la demande. Le téléphone et la société sont facultatifs. Le formulaire ne demande pas votre adresse email ; si vous envoyez le message depuis votre messagerie, votre adresse et le contenu transmis sont reçus par OLIAF via ce service.
N'inscrivez pas dans votre message de pièce d'identité, de mot de passe, d'information bancaire ou de donnée sensible sans nécessité et sans accord préalable.
3. À quel moment la demande est-elle enregistrée ?
Lorsque les champs nécessaires sont renseignés et que vous cliquez sur « Envoyer sur WhatsApp » ou « Envoyer par Email », le site lance l'enregistrement de la demande dans l'espace de suivi OLIAF, puis ouvre le service choisi avec un message prérempli.
L'enregistrement est indépendant de l'envoi du message : la demande peut être conservée même si vous ne confirmez pas son envoi dans WhatsApp ou votre messagerie. Un problème de connexion peut toutefois empêcher cet enregistrement. L'ouverture du service ne prouve pas que le message a été envoyé ; vous devez confirmer l'envoi dans ce service.
4. Finalités et fondements
Les informations servent à répondre à votre sollicitation, préparer un devis, vous recontacter lorsque vos coordonnées le permettent et suivre les échanges. Les informations de compte servent à identifier les personnes qui accèdent à l'administration et à gérer cet accès.
Le traitement d'une demande vise les démarches précontractuelles que vous sollicitez. La gestion et la sécurité de l'accès administratif répondent aux besoins légitimes de fonctionnement de la société, dans les limites prévues par les textes applicables. Des obligations légales peuvent justifier la conservation de certains documents si une relation contractuelle se poursuit.
Le formulaire ne comporte pas d'inscription à une lettre d'information. Une utilisation ultérieure à des fins de prospection nécessiterait une information et un fondement appropriés.
5. Destinataires et services externes
Les demandes enregistrées sont consultables dans l'administration par les comptes disposant du rôle administrateur, pour leur traitement par OLIAF. Lovable Cloud intervient dans le fonctionnement de l'enregistrement et de l'authentification.
Si vous choisissez WhatsApp, le message prérempli est transmis à ce service à son ouverture. Si vous choisissez l'email, il est remis à votre application de messagerie ; l'envoi et la réception impliquent vos prestataires de messagerie et ceux d'OLIAF. Leurs propres politiques s'appliquent à leurs traitements.
Le site charge également des polices via Google Fonts ; le navigateur contacte donc les serveurs de Google lors de ce chargement. Ces services peuvent recevoir des informations techniques de connexion.
La liste contractuelle exacte des prestataires et sous-traitants pourra être précisée sur demande à contact@oliaf.com. Les statuts complets et les données privées des associés ne sont pas publiés sur le site.
6. Hébergement et transferts internationaux
Les services techniques, WhatsApp, les messageries et Google Fonts peuvent impliquer des traitements hors du Togo. Les pays d'hébergement effectifs et les garanties applicables aux éventuels transferts ne sont pas confirmés à ce stade.
Avant toute mise à jour de cette politique, OLIAF vérifie ces éléments et les formalités éventuellement nécessaires au regard du droit togolais. Cette politique n'atteste pas qu'une autorisation de transfert ou une certification a été obtenue.
7. Durées de conservation
Les durées précises de conservation des devis, des comptes, des journaux techniques et des échanges WhatsApp ou email restent à définir et à valider par OLIAF selon leurs finalités et les obligations applicables.
Dans le fonctionnement actuel du site, aucune suppression automatique des demandes de devis n'est prévue. Cette version ne promet donc pas une suppression à une échéance déterminée. Une demande de suppression peut être adressée au contact ci-dessus et sera examinée selon les droits et obligations applicables.
8. Stockage dans le navigateur et cookies
L'authentification utilise un stockage de session dans le navigateur pour permettre l'accès à l'espace d'administration. La fermeture de l'onglet ne vaut pas nécessairement déconnexion ; utilisez la fonction de déconnexion, notamment sur un appareil partagé.
Les pages et le formulaire examinés ne comportent pas de dispositif publicitaire ni d'outil de mesure d'audience ajouté par OLIAF. Les mécanismes techniques de la plateforme de diffusion et des services externes restent décrits avec réserve. Cette indication n'est pas une garantie d'absence de tout cookie ou traceur.
9. Vos droits
Dans les conditions prévues par la législation applicable, vous pouvez notamment demander l'accès aux données vous concernant, leur rectification ou leur suppression, et vous opposer à certains traitements. Les limites légales et les obligations de conservation éventuelles seront prises en compte.
Adressez votre demande à contact@oliaf.com en précisant le droit concerné et les éléments permettant de retrouver votre demande. Si nécessaire, une vérification d'identité proportionnée peut être demandée ; n'envoyez pas spontanément une copie complète de votre pièce d'identité.
Au Togo, la protection des données est notamment encadrée par la loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019. Vous pouvez saisir l'Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP), qui reçoit les plaintes relatives aux traitements : coordonnées officielles de l'IPDCP, ou contact@ipdcp.tg.
10. Évolution de la politique
Cette politique devra être actualisée si le formulaire, les services utilisés ou les pratiques de traitement changent. La date de version figure en haut de cette page.